RPAは内製と外注のハイブリッド戦略が成功の鍵｜具体的な4つの判断基準やメリット・デメリットを徹底解説

RPAの導入を検討するとき、多くの企業が最初に悩むのが内製化と外注の選択です。

• 内製化したいが人材が足りず、結局何も進まない
• 外注したが改修のたびに費用がかさみ、使いづらくなった
• どの業務を内製し、どの業務を外注すべきか判断できない

この記事でご紹介する業務特性に応じた判断基準を使えば、あなたの会社でも適切な推進方法を選べるようになります。実際に多くの企業では、外注で初速と品質を確保しつつ、内製で改善と横展開を回すハイブリッド運用が成果を出しています。

RPAによる自動化の流れ

内製と外注について解説する前に、前提知識としてRPAによる自動化の流れを押さえておきましょう。
多くの場合、以下の6ステップに分割されます。

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この6ステップを「内製」するのか「外注」するのか、判断することになります。
すべてをどちらかに寄せる必要はなく、ステップごとに内製・外注を使い分けることも可能です。

RPAにおける内製と外注の定義

RPAにおける内製とは

内製とは、RPA導入の計画立案からロボットの作成、運用、保守までを自社のメンバーだけで進める体制を指します。

具体的には、業務の棚卸し、対象業務の選定、要件定義、開発、テスト、本番稼働後のエラー対応、業務変更に伴う修正、継続的な改善活動を、社内の人材だけで完結させることが前提です。

内製化を進める場合、社内にRPAツールの操作スキルを持つ人材を育成する必要があります。また、運用フェーズでロボットが止まったときの一次対応や、業務の変更が入ったときの改修作業も自社で対応できる体制を整えることが求められます。

RPAにおける外注とは

外注とは、RPA導入に関わる業務の一部または全部を、外部の開発会社やコンサルティング会社に委託する体制を指します。

委託範囲は企業によって異なり、要件定義だけを支援してもらう場合もあれば、業務整理から開発、テスト、導入後の運用保守まですべてを任せる場合もあります。部分委託と全委託のどちらを選ぶかは、社内のリソースと予算、目指すゴールによって変わります。

外注先は通常、RPAツールの専門知識や業界ごとの自動化ノウハウを持っています。そのため、初めてRPAに取り組む企業や、短期間で成果を出す必要がある企業にとっては有力な選択肢になります。

内製と外注のメリット・デメリット

内製と外注にはそれぞれ利点と課題があり、一方が絶対的に優れているわけではありません。業務の特性や社内の状況に応じて使い分けることが重要です。

RPAを内製するメリット

改善サイクルを自社で回せる

業務の変更や新しいアイデアが出たとき、外部との調整なしに即座に対応できます。現場のニーズに柔軟に応えられるため、改善のスピードが速くなります。

ノウハウが社内に蓄積される

開発や運用の経験を通じて得られた知見が社内に残ります。これは将来的に他の業務へ横展開するときの基盤になり、長期的には自動化の範囲を広げやすくなる可能性があります。

外注費用を抑えられる（条件次第）

開発から運用まで自社で完結するため、外部への委託費用が発生しません。ただし、人材の採用費や育成費、兼務による既存業務の圧迫、運用中のトラブル対応コストを含めると、場合によっては外注よりもコストがかさむケースもあります。特に初期段階では教育と試行錯誤に時間がかかるため、短期的なコスト削減効果は限定的です。

RPAを内製するデメリット

学習と育成に時間がかかる

RPAツールの操作方法だけでなく、業務分析、要件定義、テスト設計、運用設計といった周辺スキルも必要になります。担当者が一人前になるまでには一定の期間を要します。

推進スピードが落ちやすい

専任の担当者を置けない場合、既存業務との兼務になり、RPA推進の優先順位が下がります。計画だけ立てて実行が進まない状態に陥ることもあります。

品質が低いと運用負担が増える

例外処理を組み込まずに開発したロボットは、想定外のデータが入力されたときにエラーで止まり、その都度手動対応が必要になります。エラーログが不十分だと原因の特定に時間がかかり、業務が滞るリスクも高まります。こうした設計の甘さは、結果的にRPAへの信頼を損なう原因になります。

RPAを外注するメリット

スピードと品質を確保しやすい

外注先には専門知識を持つエンジニアがいるため、内製と比べて高品質なRPAを開発・運用できます。具体的には、例外処理の設計、エラーハンドリング、ログ出力、リトライといった運用を見据えた品質設計を最初から組み込めます。これにより、稼働後のエラー発生率が低く抑えられ、安定した運用が期待できます。

高難易度業務の自動化にも対応できる

複数システムをまたぐ連携業務や、判断分岐が多い業務など、内製では対応が難しい高難易度の自動化も実現できます。外注先は設計パターンや実装のベストプラクティスを蓄積しているため、複雑な業務でも安定して動作するロボットを構築できます。AI-OCRとの組み合わせ、API連携、データベース操作といった専門的な技術が必要な場合でも、スキルを持つ技術者が対応できる点が強みです。

トラブル対応のサポートを受けられる

エラーが発生したときや想定外の事態が起きたときに、専門家のサポートを受けられます。内製では自力で解決する必要がありますが、外注なら経験豊富なベンダーの知見を活用できるため、復旧が早くなる可能性があります。

RPAを外注するデメリット

内製と比べて柔軟性が落ちる

契約範囲外の修正は別途見積もりが必要になることが多く、小さな改善でも費用が発生する場合があります。改善サイクルが回りにくくなります。

社内にノウハウが残らない

開発を外部に任せきりにすると、ロボットの仕組みを理解している人が社内にいなくなります。簡単な修正でも外部に依頼せざるを得なくなり、依存が固定化するリスクがあります。

業務内容の認識齟齬が起きやすい

外部の担当者は社内の業務を知らないため、要件定義で細かいニュアンスや暗黙のルールが伝わりにくくなります。その結果、想定と異なるロボットができあがり、手戻りや追加費用が発生するリスクがあります。業務の背景や例外パターンを正確に伝えるための時間とコストがかかります。

結論｜RPAは内製と外注のハイブリッドがおすすめ

ハイブリッドをおすすめする理由

ハイブリッド運用では、外注で初速と品質を確保しつつ、内製で改善サイクルを回すことができます。

すべてを内製化しようとすると、難易度の高い業務で時間がかかりすぎて成果が出ません。逆にすべてを外注すると、改修のたびにコストが発生し、自動化の範囲を広げにくくなります。

ハイブリッド運用なら、業務の業務量・重要度と難易度に応じて最適なアプローチを選べるため、スピード、品質、コストのバランスを取りながら自動化を推進できます。

業務による内製/外注の使い分け

業務は「業務量・重要度」と「自動化難易度」の2軸で4つに分類でき、それぞれに適したアプローチが異なります。

右上：業務量・重要度が高く、難易度も高い業務（外注を推奨）

高難易度で重要な業務は、プロのエンジニアに外注することで、安定した成果を最速で得ることができます。複数システムの連携や複雑な例外処理が必要な業務では、品質設計が運用の安定性を左右するため、外注が適しています。

この領域の自動化はビジネスインパクトが大きいため、RPAの品質が最重要です。この領域を内製しようとすると、エラー対応や開発の長期化で、外注よりコストがかさむ結果になりやすいです。

左下：業務量・重要度が低く、難易度も低い業務（内製を推奨）

低難易度で重要度が低い業務は、社内メンバーが内製で自動化し、低コストで自動化領域を拡張します。単一システム内で完結する定型業務であれば、内製で十分に対応できます。

この領域を外注しようとすると、費用対効果が出しにくく、結果として自動化されないということになりがちです。

左上：業務量・重要度が高く、難易度が低い業務（内製と外注を併用する）

業務ごとに外注と内製を併用してコストを最適化します。最初は外注で確実に稼働させ、安定後に内製へ移行することで、初期の成果スピードと長期的なコスト効率を両立できます。

右下：業務量・重要度が低く、難易度が高い業務（自動化非推奨）

高難易度で重要度が低い、または業務量が少ない業務は、費用対効果を出しにくいため自動化を見送る判断も必要です。投資に見合う削減効果が期待できない場合、手動のまま維持する方が合理的なこともあります。

ハイブリッドで期待できる成果

ハイブリッド運用を採用することで、次のような成果が期待できます。

コストを最適化できる

初期の開発コストは外注で確実に投資し、安定後の運用・改修コストは内製で抑えることで、トータルのコストバランスを最適化できます。

自動化範囲を広げられる

難易度の高い業務は外注、簡単な業務は内製と使い分けることで、両極端なアプローチでは対応できなかった範囲まで自動化を広げられます。成果のスピードと自動化の幅を両立できます。

リスクを分散できる

外注依存も内製依存も回避できるため、片方がうまくいかなくても方向転換しやすくなります。外注先との契約が終了しても内製で継続できる、内製が追いつかない時は外注でカバーできるといった柔軟性が生まれます。

社内の理解と協力を得やすい

外注で確実な成果を先に見せることで、RPAの有効性を社内に実証できます。成果が見えると、内製化に必要な人材配置や教育投資への理解が得られやすくなり、推進がスムーズになります。

ハイブリッド運用パターン3選

ここではハイブリッド運用のパターンを3つご紹介します。自社の目標に合った運用を見つけてみてください！

パターン1：難易度の高い業務は外注、簡易業務は内製

複数システムを連携させる業務や例外パターンが多い業務は外注に任せ、単一システム内で完結する定型業務は社内で開発する方法です。高難易度業務は外注で確実に成果を出し、低難易度業務は内製でコストを抑えることで、全体の投資対効果を高められます。

パターン2：初期は外注、安定後に段階的に内製へ移す

最初の数本のロボットは外注で開発し、運用が軌道に乗ったら社内メンバーが保守と改修を引き継ぐ方法です。外注先から引継ぎ資料と教育を受けることで、社内に最低限のスキルを残せます。

パターン3：教育支援のみ外注し、運用は内製で回す

外部の研修プログラムやメンタリングを受けながら、実際の開発と運用は社内で進める方法です。初期の立ち上げ支援だけを外部に頼ることで、コストを抑えつつスキル習得を加速できます。

ハイブリッド運用を実現できるパートナーの選び方

ハイブリッド運用を成功させるには、外注と内製の両方に対応できるパートナー選びが重要です。

開発ベンダーに外注しても内製化への移行支援がなければ、永久に外注依存が続きます。逆に教育だけを提供する企業では、初期の立ち上げに時間がかかりすぎて成果が遅れます。

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内製が適する業務の判断基準3選

小規模で定型化できる業務

部署全体というより、個人や少人数で完結する小さな業務は内製に向いています。

たとえば、毎日受信するメールから特定の添付ファイルをダウンロードしてフォルダに保存する業務や、社内システムから抽出したデータをExcelに転記する業務など、処理のステップが10以下で例外が少ない業務であれば、内製でも短期間で開発できます。

こうした業務は外注すると見積もりや契約の手間が開発工数を上回ることがあります。社内で即座に対応できる体制があれば、コストを抑えながら自動化の対象を増やせます。

ルールや処理内容が頻繁に変わる業務

業務ルールの変更が月に数回発生する業務や、季節ごとに処理内容が変わる業務では、改修スピードが重要になります。

外注だと改修のたびに見積もりと契約手続きが必要になり、変更されるまでに時間がかかることがあります。
内製であれば、ルール変更を把握した担当者がその日のうちに修正し、翌日から新しい処理で動かすことも可能です。改修頻度が高い業務ほど、内製の利点が大きくなります。

改善しながら手順が固まる業務

業務フローが完全に固まっておらず、運用しながら改善していく段階の業務は、内製で小さく始める方が適しています。

新しいプロセスを導入したばかりで、どこまで自動化すべきかが明確でない場合、最初から完璧なロボットを作ろうとすると要件定義に時間がかかります。内製なら、まず一部だけを自動化して実際に使いながら改善点を洗い出し、段階的に範囲を広げることができます。

外注が適する業務の判断基準3選

次に外注した方が結果としてコスト最適化や成果を最大化できる業務の判断基準を解説します。

高度な例外処理や連携が必要な業務

複数のシステムをまたぐ業務や、例外パターンが多い業務は、設計と実装の難易度が高くなります。

たとえば、システムからデータを取得し、Excelで加工して別のWebシステムへ登録する業務では、各システムの仕様を理解した上で連携処理を組む必要があります。例外率が多い業務では、正常系だけでなく多様なエラーケースに対応する設計が求められます。

こうした業務を内製で進めると、設計の抜け漏れやバグの修正に時間がかかり、現場の負担が増える恐れがあります。外注先の経験を活用することで、品質とスピードを両立しやすくなります。

止まると影響が大きい重要業務

業務が停止したときの影響範囲が大きい業務は、外注による高品質な設計が重要になります。

月次決算、給与計算、受発注処理など、止まると事業に直接影響する業務では、エラー発生時の復旧手順や監視体制を最初から組み込む必要があります。夜間の無人実行が前提の業務では、エラーが起きたときに即座に検知し対応できる仕組みがないと、翌朝まで止まったままになるリスクがあります。

外注先は過去の経験から、こうした運用を見据えた設計を最初から盛り込めるため、安定稼働を早期に実現しやすくなります。停止許容度が低い業務ほど、試行錯誤のコストよりも確実性が優先されます。

削減効果が大きい業務

月間100時間以上の削減が見込める大規模業務は、投資回収期間が短く、外注費を払っても採算が合いやすくなります。

削減効果が大きい業務ほど、早期に稼働させることで得られる経済効果も大きくなります。たとえば月間200時間削減できる業務であれば、1ヶ月稼働が遅れるだけで40万円相当（時給2,000円換算）の削減機会を失います。

費用対効果が明確な業務は、経営層への説明もしやすく、予算承認が通りやすい傾向があります。内製で時間をかけるよりも、外注で確実に成果を出し、投資を早期に回収する判断が合理的です。

RPA内製化を成功させる4つのポイント

内製化を進める際に見落としがちな点を押さえておくことで、途中で挫折するリスクを減らしましょう。

推進体制と役割を先に決める

内製化は片手間では成果が出にくいため、責任者と運用担当を明確にすることが重要です。
RPAの推進責任者は、業務棚卸しから優先順位の決定、開発の進捗管理、効果測定までを統括します。運用担当は、ロボットの実行監視、エラー発生時の一次対応、改修依頼の取りまとめを担います。

兼務で進める場合でも、週に何時間をRPAに充てるかを明示し、他の業務との優先順位を調整しておくことで、計画倒れを防げます。

ルールを最初に作る

複数のメンバーが開発に関わる場合、最初にルールを決めておかないと、後で修正が困難になります。

ロボット名やフォルダの命名規則、変数の名前の付け方を統一することで、誰が作ったロボットでも他のメンバーが理解しやすくなります。レビューの基準、テストの項目、ドキュメントの書式を標準化しておくことも、品質のばらつきを抑える効果があります。

運用とエラー対応を前提に設計する

内製で作られたロボットは、品質が低くなりやすい傾向があります。これを防ぐには、運用フェーズで起こり得る問題を想定して設計に組み込むことが必要です。

例外処理を省略すると、想定外のデータが入力されたときにロボットが停止し、原因不明のまま放置されることがあります。エラーが発生した場合の挙動を明確に定義し、ログに出力する情報を設計段階で決めておくことで、障害対応の負担を減らせます。

教育のゴールを設定する

内製化の教育では、ロボットを作れるだけでなく、止めずに回せることが目標になります。

開発スキルだけでは、作ることはできても運用で問題が起きたときに対処できない状態になります。エラーログの読み方、簡単な修正方法、エスカレーション判断の基準といった運用スキルも合わせて教育することで、継続的に運用できる体制が整います。

RPA外注で失敗しない4つのポイント

外注を活用する際にも、契約前に確認すべきポイントがいくつかあります。これらを押さえることで、後のトラブルを防げます。

外注範囲を決める

外注先に何をどこまで任せるかを明確にしないと、認識のズレが後で発覚します。

要件定義は外注先が行うのか自社で準備するのか、テストデータは誰が用意するのか、本番環境への展開は誰が実施するのかといった分担を文書化しておくことで、後で追加費用が発生する事態を避けられます。
運用まで委託範囲に含める場合、エラー監視の頻度、対応時間帯、緊急時の連絡方法、定期メンテナンスの内容を契約書に明記することで、後のトラブルを防げます。

コミュニケーション方法と報告頻度を決める

外注プロジェクトでは、進捗の見える化とタイムリーな意思疎通が成功の鍵になります。

週次の進捗報告、課題の共有方法、質問への回答期限を事前に決めておくことで、プロジェクトの透明性が高まります。コミュニケーション手段もメール、チャット、Web会議のどれを使うか、緊急時の連絡手段は何かを明確にしておくことで、スムーズなやり取りが可能になります。

変更と追加費用の発生条件を決める

業務の変更が発生したとき、どこまでが契約範囲内でどこからが追加費用になるかを事前に明確にしておくことが重要です。

軽微な修正（パラメータの変更や単純な条件追加）は保守範囲に含まれるのか、新しい処理ステップを追加する場合は追加費用が発生するのかを契約時に定義します。また、追加費用が発生する場合の単価や見積もり期間も決めておくと、予算管理がしやすくなります。

ノウハウが社内に残る運用を作る

外注先に開発を任せきりにすると、社内にスキルが蓄積されません。引継ぎの仕組みを最初から組み込んでおくことで、将来的な内製化への道を残せます。

成果物の受入基準として、要件定義書、設計書、テスト仕様書、運用手順書の提出を契約に含めます。これらの文書があれば、後で別のメンバーが内容を理解して改修できます。

また、開発完了後に社内メンバー向けの説明会や簡単な操作研修を実施してもらうことで、最低限の運用知識を社内に残せます。保守契約の期間中に社内メンバーが簡単な改修を試し、外注先にレビューしてもらう仕組みを作ることで、段階的に内製化へ移行できます。

まとめ

RPAの内製化と外注の選択は、業務の特性に応じて判断することが重要です。

重要度が高く、処理量が多く、複雑な業務ほど、外注による専門的な設計と開発が有利になりやすいです。投資回収しやすく、停止が許されない業務では、品質設計が成果を左右します。
一方で、小規模で定型的、改修頻度が高い業務ほど、内製の柔軟性が活きやすくなります。現場で素早く作って改善できる体制があれば、外注コストを抑えながら自動化の範囲を広げられます。

外注で初速と品質を確保しつつ、内製で改善と横展開を回すハイブリッド運用が最も再現性の高い方法と考えています。

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