プロジェクト概要
メールで届く1日300件超（30通×10件/通）のフライト情報を、スプレッドシートに転記する業務です。
メールは10種類以上の形式があり、全てに対応するためには十分な作りこみが必要となります。
本プロジェクトでは正規表現というパターン分類の仕組みを利用し、複雑なメール形式に対応しました。
- 使用ツール：Uipath（RPA）
- 使用システム：Gmail、GoogleDrive、スプレッドシート
- 開発形式：プロ開発
- 開発期間：1か月
- 削減時間：年間1,004時間（1日3-4時間→45分に短縮し、工数を80％削減）
業務課題
自動化前は以下のような課題がありました。
- 1日3-4時間かかっており、残業することもある
- メール形式が10種類以上あるため、手作業が煩雑でミスを誘発
解決策と結果｜年間1,004時間の削減に成功
業務全体をRPAで自動化することで、担当者の作業負担を大幅に減少。手作業によるミスも削減することに成功しました。
開発プロセス
プロ開発では、要件定義からリリースまでを短期間で実現できます。
今回の事例は約1か月の開発期間で、各工程の目安は以下の通りです。
- 要件定義（0.5週間）：ユーザーにヒアリングを行い、手入力の手順・頻度・リスクをドキュメント化。
- 設計（1週間）：メールパターンを解析し、正規表現を定義。設計書にRPAの仕様を明記。
- 開発（1週間）：設計書を基にRPAの開発を実施。
- テスト（1週間）：開発者によるテスト後、ユーザーによる成果物の確認を実施しエラー0を確認。
- リリース（0.5週間）：ユーザーへの説明会及びリリース作業を実施。
上記のように丁寧に開発プロセスを進めることで、手戻りなく短期間でRPAを開発することができます。
弊社では100件以上のRPA開発実績があるエンジニアが、あらゆる業務の自動化をサポートします。
結果
年間1,004時間の削減に成功し、経済効果は約200万円/年でした。（※1）
投資額は124万円です。（※2）
| 課題 | Before | After |
|---|---|---|
| 作業時間 | 1日3-4時間 | 1日45分（-80%） |
| 転記頻度 | 1日2回で夜間分は翌朝対応 | 1日4回で夜間も実行 |
| 転記ミス | 入力ミスが時折発生 | 入力ミス0件 |
※1：時給2000円
※2：初年度の投資額。2年目以降は年36万円（有人実行の場合）
ユーザーの声
業務ユーザーにインタビューした内容をご紹介します。
最初は「本当にこんな複雑なメールを自動で処理できるのかな」と正直半信半疑でした。
でもエンジニアの方が自分たちの業務をしっかり理解して、分かりやすく設計してくれたので、運用が始まる頃には不安もなくなりました。
導入後は手作業が一気に減って、夕方の「早く転記しなきゃ」というプレッシャーから解放されました。
今はロボットがしっかり動いてくれているので、自分は結果をチェックするだけです。
浮いた時間で急なトラブル対応や、今まで後回しにしていた仕事にも余裕をもって臨めています。
今後は他のメール業務や事務作業にも、この仕組みをもっと広げていけたらと思っています。
「作業に追われず、本来の業務に専念できるようになった」というお声が、私たちの何よりの原動力です。
RPAは単なる効率化ツールではなく、現場の働き方を根本から変える力があります。
もし今「変えたい」課題があるなら、まずは私たちにお話を聞かせてください。